Preventivi numerati dal sistema e stampati in PDF con l'intestazione della tua azienda. Quelli accettati diventano ordini con un clic, e le fatture emesse dal tuo gestionale si registrano sull'ordine: sai sempre cosa resta da fatturare e cosa da incassare.
Prenota 30 minutiFinché i preventivi si scrivono duplicando il file del cliente precedente, tutto sembra funzionare. Il conto arriva dopo: numeri assegnati a mano che si ripetono, documenti modificati dopo l'invio, e nessun posto in cui leggere quali trattative sono ancora aperte.
Due persone preparano un preventivo nello stesso pomeriggio e usano lo stesso numero.
Il file viene ritoccato dopo l'invio e non corrisponde più a quello che il cliente ha in mano.
Accettato, rifiutato, scaduto: l'informazione resta nella testa di chi ha seguito la trattativa.
Il prezzo di un articolo cambia e si porta dietro anche i documenti già emessi.
Scegli azienda e referente dall'anagrafica, aggiungi le righe dal listino prodotti o scrivile a mano.
Il PDF esce con l'intestazione della tua azienda. Lo alleghi alla tua email e lo segni come inviato.
Accettato, rifiutato o annullato. Se la data di validità passa, il sistema lo mette a scaduto da solo.
Cliente, righe e condizioni passano nel nuovo ordine. Da lì in poi i due documenti vivono separati.
Prefisso e azzeramento a inizio anno si configurano una volta. Il numero lo assegna il sistema, progressivo e senza duplicati anche se più persone stanno lavorando nello stesso momento.
Le righe arrivano dall'anagrafica prodotti oppure si scrivono a mano; esistono anche righe descrittive senza importo, utili come titoli di sezione. Quantità, unità di misura, sconto e IVA si impostano riga per riga.
Imponibile, sconti, IVA e totale documento non li scrive il browser: li ricalcola il database a ogni modifica delle righe. Lo sconto di testata viene ripartito in proporzione tra le aliquote presenti.
Ragione sociale, partita IVA, indirizzo, IBAN e logo si compilano una volta sola e valgono per i documenti di tutti i moduli. Il PDF si genera dal browser, in italiano o in inglese a seconda del cliente.
Il cliente chiede una modifica dopo l'invio? Nasce una revisione: un nuovo documento collegato al precedente, con il suo numero. Duplica invece crea una copia indipendente, per ripartire da un preventivo simile.
Creazione, cambi di stato e chi li ha fatti restano registrati sul documento. I passaggi automatici, come la scadenza, risultano eseguiti dal sistema.
In bozza il documento è modificabile in ogni sua parte. Da inviato in poi resta la fotografia di quello che il cliente ha ricevuto.
Con il suo account il cliente trova i preventivi inviati alla sua azienda, gli ordini confermati e le fatture emesse, e li stampa. Mai bozze né note interne. Decidi tu quali clienti entrano: tutti o solo quelli abilitati.
Sul preventivo ancora valido trova «Accetto» e «Rifiuto», con una nota. La risposta arriva subito nel preventivo e nello storico CRM dell'azienda; un errore si corregge con «Annulla risposta», senza cambiare numero.
Se lo attivi, all'accettazione nasce l'ordine dal preventivo, in bozza da confermare oppure già confermato. Chi vende servizi o pezzi semplici salta un passaggio che ripeterebbe il preventivo.
Quando un preventivo passa a inviato, tutto ciò che compare sul PDF smette di essere modificabile: numero, cliente, oggetto, righe, condizioni, sconti. Restano aperte solo la data di validità — prorogarla è prassi commerciale e non tocca gli importi — e le note interne.
Non è un blocco dell'interfaccia che si aggira aprendo l'app da un altro dispositivo: la regola sta nel database, quindi vale per il web, per l'app mobile e per qualsiasi altra via.
Ogni riga conserva la descrizione e il prezzo del momento in cui è stata inserita. Se il listino cambia il mese dopo, i documenti già emessi non si muovono di una virgola.
È anche il motivo per cui il PDF non ha bisogno di essere archiviato: il documento è sempre riproducibile identico a com'è uscito.
L'ordine di vendita segue la commessa dopo il sì del cliente: conferma, preparazione, spedizione, evasione. Può nascere da un preventivo accettato oppure partire da zero.
Si può anche tornare indietro di un passo — da spedito a in preparazione, da confermato a bozza — perché un errore di stato si corregge, non si annulla l'ordine. E chi spedisce senza passare dalla preparazione salta direttamente il passaggio.
Su un preventivo inviato o accettato compare «Crea ordine»: cliente, righe e condizioni finiscono in un nuovo ordine in bozza. Un preventivo può generare più ordini, ad esempio per consegne separate.
Modificare l'ordine non tocca il preventivo, che resta la fotografia di ciò che il cliente ha accettato. Sul preventivo rimane l'elenco degli ordini che ne sono nati.
Il contenuto commerciale — righe, prezzi, sconti — si modifica finché l'ordine è in bozza o confermato. I dati logistici, come le date di consegna, restano aperti fino alla spedizione inclusa.
Accanto al tuo numero d'ordine c'è spazio per il numero che usa il cliente, così quando ti scrive citando il suo riferimento lo ritrovi con una ricerca.
Ordini totali, in corso, evasi e valore complessivo del lavoro aperto sono sopra la lista. Sotto, i filtri per cliente, stato e periodo e la ricerca su numero, oggetto e riferimento.
Il modulo Ordini non ha bisogno dei Preventivi per funzionare: si installa e si abilita da solo. Se i Preventivi ci sono, il pulsante di conversione compare; se non ci sono, semplicemente non c'è.
TdA non emette fatture e non parla con lo SdI: quelle le prepara il tuo gestionale o il commercialista. Qui si registrano, per collegarle agli ordini e sapere a che punto è ciascuno.
Lo stato di fatturazione dell'ordine non si imposta a mano: lo calcola il sistema confrontando l'imponibile dell'ordine con le fatture collegate. Nell'elenco ordini ha la sua colonna e il suo filtro.
Numero, data, imponibile e IVA, con il totale calcolato dal sistema. Lo stesso numero non si ripete nello stesso anno, così una fattura non si registra due volte.
Dal dettaglio dell'ordine «Registra fattura» propone già il cliente e l'imponibile ancora da fatturare. Oppure si collega una fattura già presente nel registro.
Un ordine fatturato in più volte, o una fattura che copre più ordini dello stesso cliente: ogni collegamento ha la sua quota, che il sistema propone da solo.
Si registrano come le fatture e si collegano allo stesso ordine: il loro importo sottrae dal fatturato.
Quando arriva il pagamento si spunta «Incassata» con la data. Una fattura oltre la scadenza e non incassata risulta «Scaduta», e in cima al registro ci sono da incassare e scaduto.
Con il modulo Commesse lo stesso registro raccoglie anche le fatture dei fornitori, e ogni fattura si imputa alle commesse a cui appartiene.
Prefisso — PRV per i preventivi, ORD per gli ordini — e azzeramento del contatore a inizio anno, con l'anteprima del prossimo numero sotto i campi. I due contatori sono indipendenti.
IVA e valuta predefinite, giorni di validità da cui si calcola la scadenza, tempi di consegna, modalità di pagamento, premessa e condizioni generali. Precompilati su ogni nuovo documento e sempre modificabili.
Ogni azienda decide in quali stati un documento può essere eliminato: tutti, per tenere l'archivio pulito da prove e doppioni, oppure il solo Bozza, come nei gestionali tradizionali. Anche questa regola è applicata dal database.
Le impostazioni e l'eliminazione dei documenti sono riservate ad admin e backoffice. Chi può vedere e lavorare su preventivi, ordini e fatture lo stabiliscono i ruoli, e la regola è nel database, non solo nell'interfaccia.
Dal telefono si fa tutto quello che si fa da browser su preventivi e ordini: creazione, righe, revisioni, cambi di stato, conversione in ordine. Cambia solo il PDF, che invece di essere stampato viene condiviso con le app del telefono. La generazione con AI e la registrazione delle fatture si fanno dal browser.
Come per tutti i moduli della piattaforma, i documenti di un'azienda non sono visibili a nessun'altra. L'isolamento è garantito dal database, non dal codice dell'applicazione.
Se la tua azienda attiva l'opzione, accanto a «Nuovo preventivo» compare «Genera con AI»: incolli la richiesta del cliente — una email, gli appunti di una telefonata — oppure alleghi un documento, e l'AI propone oggetto e righe con il provider configurato dalla tua azienda. Il preventivo nasce solo quando confermi l'anteprima, quindi la numerazione non salta.
L'AI però non decide mai un prezzo: vale quello scritto nella richiesta, altrimenti quello del prodotto abbinato in anagrafica; se manca, la riga resta da completare. Totali, IVA, numerazione e congelamento dopo l'invio restano regole del sistema, come per ogni altro preventivo.
Trenta minuti, senza impegno. Ne esci con un'opinione tecnica onesta su cosa conviene automatizzare.
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