Un'azienda che compra materiale da una cinquantina di fornitori, con circa 300 fatture al mese e due persone in amministrazione. Seguiamo una fattura dall'arrivo alla mail al fornitore, e poi il pagamento.
Con trecento fatture al mese nessuno riapre l'ordine e il DDT per ognuna. Si guarda il totale, si paga, e le differenze piccole passano.
Si controllano le fatture grandi. Le altre passano come arrivano.
Il fornitore applica il listino nuovo al posto del prezzo concordato.
Ne sono arrivati 48, in fattura ce ne sono 50.
Una fattura pagata due volte, un'altra mai. Lo si scopre al sollecito.
Si carica insieme all'ordine e al DDT. Va bene anche il PDF uscito dallo scanner.
Il sistema legge le righe dei tre documenti e le confronta. Prezzo, quantità, IVA, righe mancanti o in più.
Errori e avvisi, con i valori dei documenti uno accanto all'altro. Uno scarto grande è un errore, uno piccolo un avviso.
Si scrive al fornitore. Ogni anomalia chiarita si segna come gestita.
Con una spunta si carica anche l'estratto conto. Il sistema trova i bonifici e dice se la fattura è pagata, pagata in parte, pagata due volte o in ritardo.
Se il materiale serve a un lavoro, la fattura si registra e si imputa alla sua commessa.
Quattordici righe, per 6.240 €.
Chiara carica fattura, ordine e DDT. Il DDT è una scansione.
Un errore e due avvisi. Le altre righe tornano.
12,60 € in fattura, 11,80 € nell'ordine. Su 300 pezzi sono 240 €.
50 in fattura, 48 nel DDT. Due pezzi non sono mai arrivati.
Il trasporto, 35 €. Nell'ordine non c'era.
Chiara chiede una nota di credito. Chiarito tutto, segna le anomalie come gestite.
Chiara verifica i pagamenti con l'estratto conto. Una fattura di marzo risulta pagata due volte.
Importi senza IVA. Lo scarto si calcola sul valore in fattura. Con la soglia proposta del 5%, il prezzo (scarto del 6,3%) è un errore e la quantità (4%) un avviso. La soglia la cambia la tua azienda.
Il sistema segnala le differenze. La nota di credito la chiedi tu al fornitore, e la fattura si paga dal tuo gestionale come sempre.
Le scansioni si leggono con un modello AI solo se attivi la lettura visiva, con un tetto di pagine per documento. Il provider AI lo sceglie e lo paga la tua azienda.
Per i pagamenti basta l'estratto conto esportato dall'home banking, in PDF, CSV o Excel.
Document Checker si usa dal browser.
Esempio costruito sui moduli che esistono oggi. Nomi e cifre sono inventati.
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