Ognuno registra le proprie ore sulle attività a cui lavora, le fatture di clienti e fornitori si imputano alla commessa, e il sistema calcola maturato, da fatturare e margine. Un semaforo dice quali commesse guardare per prime.
Prenota 30 minutiFinché i lavori sono pochi, le ore si segnano su un foglio e il margine si stima a occhio. Poi le commesse diventano dieci, le persone cinque, e la risposta arriva solo a lavoro finito, quando non si può più correggere niente.
Fogli Excel, messaggi, ricostruzioni a memoria a fine mese: nessuno sa quante ore ha davvero assorbito un lavoro.
Le fatture dei fornitori finiscono in contabilità, ma nessuno le riporta sulla commessa a cui appartengono.
L'acconto pattuito alla firma, la rata di metà lavori, le ore extra: si fatturano quando qualcuno se ne ricorda.
Che una commessa fosse in perdita lo si scopre alla fine, quando le ore sono già state spese.
Cliente, tipo di fatturazione, valore o tariffa, budget di ore. Il numero lo assegna il sistema e la commessa nasce già attiva.
Attività con ore stimate e scadenza, e le persone che ci lavorano.
Ognuno scrive le proprie, anche dal telefono: attività, giorno, durata. Bastano pochi secondi.
Quelle al cliente diventano fatturato, quelle dei fornitori costo. Il margine si aggiorna da solo.
Il tipo di fatturazione decide da dove viene il ricavo. I costi invece si calcolano sempre allo stesso modo: tutte le ore lavorate, più le fatture dei fornitori.
Un valore pattuito, ad esempio 10.000 € per un sito. Se il cliente paga a tappe lo dividi in rate con importo e scadenza: il giorno della scadenza la rata diventa «da fatturare», come promemoria. Senza rate, tutto il valore matura a commessa completata.
Si fatturano le ore fatturabili alla tariffa oraria: 20 ore a 50 € sono 1.000 €. Le ore di un rifacimento si segnano non fatturabili: restano un costo, ma non diventano ricavo. Se hai dato al cliente una stima di massima, vedi quanta parte ne hai già raggiunto.
Lavori per la tua stessa azienda, senza un cliente da fatturare: il nuovo sito, la migrazione del gestionale, la formazione. Servono a sapere quanto costano davvero.
Ogni numero lo calcola il database quando apri la pagina, al netto dell'IVA. Nessun totale scritto a mano, nessuna elaborazione notturna da aspettare.
L'andamento riassume in una parola come sta la commessa, dal caso più grave: margine previsto negativo, ore o costi oltre il budget, un importo maturato e non ancora fatturato, budget vicino alla soglia di avviso. In elenco basta un clic sull'andamento per vedere solo le commesse che lo hanno.
Il maturato è quanto puoi già fatturare: le ore fatturabili per la tariffa, oppure le rate scadute. Tolto il fatturato, resta il da fatturare. Sotto la cifra c'è sempre da dove viene, ad esempio «20 ore fatturabili × 50 €».
Ogni ora vale il costo orario della persona nel giorno in cui è stata lavorata, oppure il costo standard. Un aumento ha la sua data di validità e non riscrive il passato.
Le fatture dei fornitori si imputano alla commessa a cui servono. Una fattura che copre più lavori si divide: 600 € di hosting per due siti diventano 400 e 200 su due commesse.
Il previsto confronta il valore della commessa con i costi fin qui; l'attuale confronta i costi con quanto hai già fatturato. Il primo dice se il lavoro conviene, il secondo se quello che hai fatturato copre già le spese.
La percentuale consumata è sempre in vista. Oltre la soglia di avviso, ad esempio l'80%, la commessa passa ad «Attenzione»; oltre il 100%, «Fuori budget». Il budget dei costi è facoltativo.
Le fatture al cliente non ancora incassate restano in vista, e quelle con la scadenza passata finiscono nello scaduto: della commessa, dell'elenco e della dashboard.
Acconto di 3.000 € alla firma, già fatturato. Mario ha lavorato 40 ore, che costano 30 € l'una: 1.200 €. Il fornitore dell'hosting ha fatturato 1.500 €.
Costi 2.700 €, margine previsto 7.300 €, margine attuale 300 €, budget di ore al 20%. Andamento: Regolare. Alla scadenza della seconda rata comparirà di nuovo un importo da fatturare.
Luca registra 20 ore fatturabili e 2 ore di un rifacimento, segnate come non fatturabili. Maturato: 20 × 50 = 1.000 €. Costo: tutte e 22 le ore, a 30 €, cioè 660 €.
Margine previsto 340 €. Non hai ancora fatturato niente, quindi l'andamento è Da fatturare finché non registri la fattura da 1.000 €.
Nessuna rilevazione automatica di presenze o tempi: ognuno dichiara le proprie ore sulle attività a cui è assegnato. Le regole le applica il database, quindi valgono da qualunque dispositivo.
La settimana dal lunedì alla domenica, con il totale di ogni giorno. Da lì si registra, si corregge e si elimina; per una registrazione veloce c'è anche il pulsante nella dashboard.
Un'ora e mezza si scrive 1:30 oppure 1,5. La nota è facoltativa, e le commesse proposte sono solo quelle attive.
Niente ore nei giorni futuri, mai più di 24 ore in un giorno, niente ore su commesse ferme o attività concluse. Se una regola non è rispettata, il messaggio dice quale.
L'azienda sceglie per quanti giorni ognuno può correggere le proprie ore, ad esempio una settimana. Admin e backoffice correggono sempre e registrano anche per conto di altri.
Chi lavora vede le commesse in cui ha un'attività assegnata, con le sue ore e le scadenze dei prossimi giorni. Il resto non compare.
Valore della commessa, tariffe, margini e costi orari restano ad admin e backoffice: chi registra le ore non li vede, nemmeno il proprio costo. Lo garantisce il database, non l'interfaccia.
Prefisso e azzeramento del contatore a inizio anno, come per preventivi e ordini: COM-2026/0001, COM-2026/0002 e così via, senza duplicati.
La tariffa oraria proposta sulle nuove commesse a consuntivo, poi modificabile commessa per commessa, la soglia di avviso del budget e i giorni entro cui ognuno corregge le proprie ore.
Un costo standard e, se serve, un costo per persona, ciascuno con la data da cui vale. È un dato legato alla retribuzione: lo vedono e lo cambiano solo admin e backoffice.
Admin e backoffice vedono le commesse per andamento, il da fatturare, lo scaduto e le ore del periodo. Chi lavora vede le sue ore e le attività in scadenza nei prossimi sette giorni.
Con il modulo Ordini una commessa può nascere da un ordine. La fattura registrata dalla commessa viene proposta collegata anche all'ordine: un gesto, due collegamenti.
Nella scheda di un'azienda trovi le sue commesse e le sue fatture, in quella di un fornitore le fatture ricevute. Chi ha commesse o fatture registrate non si può eliminare per errore.
Ogni azienda decide in quali stati una commessa si può eliminare. Gli stati esclusi li rifiuta il database, qualunque sia la via usata.
Dal telefono si registrano le ore e si consultano commesse, attività e andamento. Creazione delle commesse, fatture e rate si fanno dal browser.
Come per tutti i moduli della piattaforma, le commesse di un'azienda non sono visibili a nessun'altra. L'isolamento è garantito dal database, non dal codice dell'applicazione.
TdA non sostituisce il gestionale né il commercialista: non prepara la fattura elettronica e non la invia allo SdI. La fattura che hai già emesso si registra qui — numero, imponibile, scadenza — per sapere a quale commessa appartiene, cosa resta da fatturare e cosa da incassare.
E l'AI? Qui non serve: le ore le scrive chi lavora e i conti li fa il database. Se un domani avrà qualcosa di utile da fare in questo modulo, si aggiunge. Non prima.
Trenta minuti, senza impegno. Ne esci con un'opinione tecnica onesta su cosa conviene automatizzare.
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