Ognuno ha la sua agenda e conferma gli appuntamenti fissati per lui, l'ufficio vede anche quelle dei colleghi. Ogni appuntamento si collega all'azienda, al contatto e alla commessa, così dopo il sopralluogo le ore si registrano in pochi secondi. E se vuoi, i tuoi clienti prenotano negli orari liberi di chi li riceve.
Prenota 30 minutiFinché si è in tre basta chiederselo. Poi i tecnici diventano cinque, i clienti chiamano per fissare un intervento, e gli appuntamenti finiscono tra calendari personali, messaggi e un foglio condiviso che nessuno aggiorna.
Ognuno ha il suo, sul telefono o sulla carta: per sapere chi è libero si telefona a tutti.
L'appuntamento fissato per un collega: l'ha visto? Ci sarà? Lo si scopre il giorno stesso.
Per fissare un intervento servono due o tre telefonate, e il cliente aspetta che qualcuno controlli.
Il sopralluogo di martedì, a quale commessa va? Quante ore? Lo si ricostruisce a fine mese, a memoria.
Azienda, contatto e commessa in cima: il titolo si scrive da solo. Poi orario, luogo o link della videochiamata.
L'ufficio aggiunge i colleghi. Se qualcuno è già occupato in quell'orario, compare subito l'avviso.
Lo trova «Da confermare» e risponde per sé, con una nota se rifiuta. Se l'orario cambia, si conferma di nuovo.
Dall'appuntamento iniziato, «Registra ore» propone giorno, commessa, attività e durata. Si corregge e si salva.
Admin e backoffice fissano appuntamenti per i colleghi e ne vedono le agende; gli utenti li creano per sé e rispondono a quelli fissati per loro. Le regole le applica il database, quindi valgono da qualunque dispositivo.
Dal browser si crea un appuntamento anche trascinando sugli orari. In cima alla pagina, in dashboard e accanto alla voce di menu c'è quanto resta da confermare.
L'ufficio affianca le agende di chi gli serve, ognuna con il suo colore, e nella vista giorno c'è una colonna per persona. Trovare un'ora libera per tre tecnici diventa questione di un'occhiata.
«Dentista» giovedì alle 9 lo vedi solo tu, anche rispetto ad admin e backoffice: per loro risulti «Occupato», senza titolo né dettagli. Lo garantisce il database, non l'interfaccia.
Scegliendo le persone compare chi è già occupato in quell'orario, privati compresi. Si può salvare lo stesso o spostare l'orario: decide chi organizza.
Un appuntamento con altre persone non sparisce in silenzio: si annulla con il motivo, che tutti vedono, e solo dopo si può eliminare.
«Aggiungi al mio calendario» scarica il file .ics da aprire con Google Calendar, Outlook o il telefono. È una copia: se l'appuntamento cambia, si scarica di nuovo.
Collegato all'azienda, al contatto e alla commessa, l'appuntamento compare nelle loro schede, e da lì se ne crea uno nuovo con il collegamento già impostato. Con il modulo Commesse le ore si registrano direttamente dall'appuntamento.
Il backoffice fissa «Sopralluogo Rossi Srl» martedì dalle 14 alle 16 con Luca, Marco e Sara. Marco ha già un appuntamento alle 15: l'avviso lo dice prima di salvare.
Luca e Sara confermano, Marco rifiuta con la nota «sono a Verona». Il sopralluogo si sposta alle 16 e le risposte tornano «Da confermare»: il nuovo orario va confermato da tutti.
Il sopralluogo è collegato alla commessa COM-2026/0012, attività «Rilievi». Finito l'appuntamento, Luca apre la scheda e preme «Registra ore»: sono già proposti martedì, 2 ore, «Rilievi».
Corregge in 2:30 e salva. Le regole sono quelle delle Commesse: ognuno registra solo le proprie ore, sulle attività a cui è assegnato, mai nei giorni futuri.
Se lo attivi, i clienti con un account nella tua piattaforma prenotano negli orari liberi delle persone che scegli: un intervento di assistenza, una consulenza, un sopralluogo. Senza telefonate e senza che qualcuno debba controllare le agende.
La tua azienda sceglie se le prenotazioni vanno confermate da chi le riceve o valgono subito. Chi rifiuta scrive il motivo, che il cliente vede, e l'orario torna libero. Il cliente segue lo stato nella sua pagina «Appuntamenti».
Orari settimanali, ad esempio lunedì 9-12, e fasce in date precise; durata dell'appuntamento, preavviso minimo, quanti giorni avanti, luogo e link proposti. Un interruttore ferma le prenotazioni senza perdere gli orari.
Se lunedì alle 10 hai già un appuntamento, anche privato, la fascia delle 10 non compare. Due clienti non possono prendere lo stesso orario: lo controlla il database al momento della prenotazione.
Il nome e la qualifica di chi riceve, ad esempio «Assistenza tecnica», e gli orari liberi. Mai email, telefono, gli altri appuntamenti o le prenotazioni di altri clienti.
Con l'etichetta Prenotazione, l'azienda e il contatto del cliente, la sua richiesta e la sua nota. Le nuove compaiono in cima all'agenda e in dashboard finché non le hai viste.
Il cliente può annullare fino a un certo numero di ore prima, se lo permetti, e avere al massimo un certo numero di prenotazioni in programma: raggiunto il limite, la pagina lo dice prima che scelga l'orario.
Se una persona viene disattivata o cambia ruolo, le sue prenotazioni in programma si annullano da sole e il cliente vede che non è più disponibile. Nessun cliente si presenta a un appuntamento che nessuno aspetta.
Nessuno, tutti o solo alcuni, ad esempio i tre tecnici su dieci utenti. Chi non ha accesso non vede il modulo né gli appuntamenti: la regola vale anche nel database.
I clienti che prenotano, tutti o abilitati uno per uno, e le persone che ricevono prenotazioni. Poi ognuno indica i suoi orari in «Le mie disponibilità».
Prenotazioni da confermare o confermate subito, annullamento del cliente fino a quante ore prima, prenotazioni in programma per cliente, e i valori proposti a chi imposta le sue disponibilità.
L'ufficio collega il contatto del cliente all'appuntamento. Se i tecnici devono vederne nome, mansione, email e telefoni lo decidi tu; altrimenti vedono solo l'azienda.
Dal telefono l'agenda in mese, settimana o elenco, le conferme, i nuovi appuntamenti, le disponibilità e le impostazioni. I clienti prenotano anche dall'app.
Come per tutti i moduli della piattaforma, gli appuntamenti di un'azienda non sono visibili a nessun'altra. L'isolamento è garantito dal database, non dal codice dell'applicazione.
Il cliente prenota con il suo account nella tua piattaforma: l'Agenda serve a chi lavora già con te, per un intervento, una consulenza o un sopralluogo, non è una vetrina pubblica per chi ancora non ti conosce.
Gli avvisi stanno nell'applicazione: il numero accanto alla voce di menu, il riquadro in dashboard e le nuove prenotazioni in cima all'agenda. Per il calendario del telefono c'è il file .ics, una copia da scaricare di nuovo se l'appuntamento cambia. E l'AI? Qui non serve: gli orari liberi li calcola il database.
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